Buat yang malas buka-buka buku, atau cari-cari artikel tentang cara membuat surat masal dengan Ms. Office Word.
Kita buat langkah perlangkah aja ya, biar mudah di mengerti.
1. Buat format surat. Untuk bagian Penerima dan Alamat cukup diketik, "Kepada Yth" saja.
2. Aktifkan "RIBON" Mailing (ada yang ga tau RIBON???)
ini tampilan ribon Mailing
lalu klik Start Mail Merge. Kemudian muncul beberapa pilihan, di sini pilih saja Letters, karena 'Surat' yang akan kita buat.
3. Selanjutnya buat daftar alamat dengan cara meng klik, ikon Select Recipien
akan muncul 3 pilihan, mana yg harus kita pilih?
betul, bergantung kondisi yang ada. Jika kita telah membuat daftar alamat sebelumnya atau mempunyai daftar alamat pada Ms. Outlook, yang kita pilih adalah "Use Existing List..." atau "Select from Outlook Contact.." .Pada Kasus ini kita tidak memiliki daftar alamat, jadi harus buat daftar alamat baru, maka yg kita pilih adalah 'Type New List'.
4. Mengisi Form alamat dan melakukan Kostumisasi
Kita tinggal mengisi kotak yg sudah di sediakan, tekan 'Tab' pada keyboar untuk berpindah, tekan 'Alt+N'/klik New entry untuk menambah baris baru. Kadangkala, tidak semua yg diberikan oleh sistem kita butuhkan, jadi harus kita sesuaikan dengan membuang yg tidak diperlukan, caranya...klik 'Customize Colums'
Hapus kolom yang tidak di butuhkan, caranya: pilih kolom tersebut, lalu klik Delete lalu yes.
5. Memasukan alamat
Setelah Daftar alamat selesai dibuat sekarang waktunya, memasukan alamat tersebut ke dalam format surat yg telah kita buat pada langkah ke. 1
maaf gambarnya buram... nah...ini yg lebih jelas...
cara memasukan alamat ke dalam surat caranya adalah sbb : Klik (simbol segitiga kecil pada) Insert Merge Field, lalu pilih dan klik kolom yg ingin dimasukan satu persatu, tapi sebelum hal tersebut dilakukan, letakan dulu kursor ditempat yang tepat pada kasusini tepat dibawah...Tulisan Kepada Yth.
6. Finishing
Pembuatan surat masal dapat diakhiri dengan mencetak surat tersebut(klik: Print Document) atau mengirimkannya melalui email(Send E-Mail Message), namun sebelum itu dilakukan ada baiknya kita cek dulu apakah surat masalnya sudah semuanya jadi, atau perlu di edit satu persatu, jadi sebelum di cetak cek dulu dengan meng Klik 'Edit Individual Documents" pilih All lalu OK. Nanti akan terbuka semua surat, bergantung banyaknya alamat, kalau daftar alamat yg kita buat jumlahnya 100 baris, maka secara otomatis 100 surat akan terbuka, dan siap diedit atau dicetak.